מאז ומתמיד נוצרה במשרדים מציאות לא כל כך נעימה של אי סדר עקב עומס יתר בניירת. העומס הזה אינו נוצר יש מאין. כלומר, אין כאן מעשה מכוון של מי מעובדי המשרד או שלכם – המנהלים.
כאשר מבנה מסוים הופך לבית עסק, זורמות אליו תכתובות מכל קצוות הקשת העסקית בישראל, החל מחשבוניות מלקוחות על הזמנות שסופקו, כלה עם תעודות משלוח ותעודות קליטת מלאי, ועד מסמכים רשמיים של העסק כמו מאזנים שנתיים ודו"חות ספירת מלאי המופקים בהדפסה.
הפתרון למסמכים אלה הוא תיוק בתוך מדפים לארכיון המשרדי.
לא ניתן להימנע מצבירת מסמכים מחייבים לבית העסק
המסמכים הללו אינם רשות ואינם שרירותיים. הם חלק אינטגרלי מהחובות של העסק, ולכן מי שמייעד מבנה מסוים להיות משרד או חנות, מייעד אותו לצבור המון נייר.
במצב כזה חובה לדאוג לייבוא מדפים לארכיון. מניסיוננו, אנו יכולים להעיד שזה צורך השעה מהיום שהעסק הוקם. ככל שתדאגו למדפים אלה מהר יותר, כך ייטב לכם.
העובדים האחראיים על מדפים לארכיון המשרדי נבחרים על סמך מהות התפקיד
אם הוחלט כי הארכיון הוא חלק מאביזרי האחסון שלכם לטווח הארוך, משמע שיש למקמו במחסן. במצב כזה מדובר על מדפים למחסן לכל דבר ועניין, ומי שאחראי על התיוק הוא המחסנאי שמועסק אצלכם.
במידה והוחלט שהמסמכים הם ניירת, ועל כן יש להם מעמד מנהלתי, עמדת התיוק תיווצר בחדר המזכירה. המזכירה היא המתייקת במקרה זה, והמשמעות היא שמדובר על מדפים למשרד כמו יתר המדפים, אבל בתוכם ישנם חוצצי תיוק ייעודיים.
בין אם במחסן ובין אם אצל המזכירה, מדפים לארכיון הם מוצרי חובה: אל תקלו ראש בניירת
בתי עסק שעשו את הטעות ולא נערכו מצאו את עצמם מאבדים דו"חות קריטיים שלא ניתן היה להפיק בשנית. התכתבויות עם לקוחות כמו זכרון דברים, הזמנות וחשבוניות נעלמו כלא היו, ולחלקם היה עניין משפטי פר אקסלנס עבור בית העסק המאבד. אל תתנו לעצמכם ליפול היכן שחבריכם טעו (פתרונות אחסון).
הקמתם עסק?
בראש ובראשונה, דאגו לבנות ארכיון. בין אם הוא יהווה מדפים למשרד המזכירה, ובין אם הוא יהיה חלק מאסופת מדפים למחסן, הוא חייב להיות שם בשבילכם ולטובתכם.