אנו בטוחים כי קראתם לא מעט חומרי מידע על מיקום מדפים לארכיון (ואם יש לכם עסק בהקמה, ולא קראתם, זה הזמן לעשות שיעורי בית), וכמעט בכולם עולה השאלה איפה למקם אותם? במחסן או אצל המזכירה? השאלה היא שלה שלא פשוט לענות עליה, אבל קל להבין כיצד הבוסים מקבלים החלטה בנושא. בגדול, נייר שהודפס בעבר וצריך להישמר לא נשמר סתם. הוא נשמר למען איזושהי מטרה, בדיוק כפי שבמחסן המשרדי ישנם מוצרים שבעוד כמה ימים או שבועות – העובדים ישתמשו בהם. נשאלת השאלה מהי אותה מטרה. התשובה לכך תסייע לכם להחליט בקלות היכן למקם את הארכיון.
חשוב להבהיר – מסמכים בעסק הם נושא מורכב: לא כולם יכולים לשמש לאותה מטרה
יחד עם זאת, ישנה מגמה. מגמה מצביעה על רוב כלשהו של מסמכים, לעומת מיעוט של מסמכים אחרים. כשמחלקים מסמכי-עסק לפי סוגים, אף פעם אין סימטריה. במקומה יש מגמה, והמטרה נקבעת על פיה. לדוגמה, אם מדובר במשרד שמטרתו היא למכור מוצר פיזי ללקוח סופי, יש לו כמה התחייבויות שמחייבות יצירת מסמכי ארכיון: חשבוניות שהוא מפיק לאותם לקוחות, תעודות קליטת מלאי ותעודות ספירת מלאי, לעומת דו"חות כספיים המעידים ל שווי המאזן בעסק, אשר מודפסים אחת לשנה. לעומת זאת, בחברה בע"מ שלא מוכרת קניין פיזי, יש ערך לדו"חות המעידים על השווי שלה, שמופקים תדיר יותר, לעומת המלאי שיש לו חשיבות כמעט אפסית. יחד עם זאת, גם בכזו חברה סביר שיהיו מסמכי מלאי, אך הם יהיו מעטים מאד.
כאשר עיקר המסמכים במשרד סובבים סביב המלאי והלוגיסטיקה, מקמו אותם במחסן
בדרך כלל, ארכיון שמשימתו העיקרית היא תיעוד המלאי בבית העסק מועבר לטיפול המחסנאי. ניסיון העבר מלמד כי עובד מנהלה כמו מזכיר לא יכול לטפל כמו שצריך בספירות מלאי, קליטתו וסידורו, ואם סביב זה מתרכזת עיקר הניירת, טוב תעשו אם תגדירו מדפים אלה מדפים למחסן. מדפים לארכיון המשמשים במחסן צריכים להיות מאוחסנים במקום נגיש שייאפשר גישה קלה למחסנאי, כמעט ללא סיכוי לאובדנם.
כאשר עיקר המסמכים סובבים סביב מאזן החברה וניירות מלקוחות, מקמו אותם אצל המזכירה
מדפים לארכיון הממוקמים אצל עמדת המזכירה הם מדפים למשרד לכל דבר ועניין, אך בתוכם ישנם חוצצים לתיוק המסמכים בסדר אלפביתי או אלפנומרי, או משולב. מדפים לארכיון יוגדרו, במצב כזה, מדפים למשרד, ויועברו לטיפולהּ של המזכירה.