כאשר אתם בוחרים מדפים לארכיון המשרדי, יש לכם כמה גישות ואסטרוגיות לפעול לפיהן. בדרך כלל, היינו אומרים לכם שזה צריך להתבצע לפי גודל המשרד והיקף קשרי הספקים/לקוחות שלו, אבל יש דרך הרבה יותר קלה ובסיסית לחזות מראש האם הארכיון שלכם יצריך עבודה של מנהלנית או מזכירה מקצועית, או שמא עובד המחסן יוכל לטפל בזה לבדו. אם החברה שלכם מוכרת ניירות, ביטוחים, אישורים, שירות עורכי דין וכל שירות אחר שאין בו מוצר פיזי אלאט רק נייר חוקי, משמע שהארכיון שלכם הולך להיות גדול: מאד גדול. במצב זה חשוב מאד לבחור מזכירה שיש לה אוריינטציה במנהל עסקים ובניהול תיקי לקוח וספק, ולהפקיד ארכיון ענק שיתפרס על פני קיר ויותר, לטיפולהּ. כמובן שלא היינו מייעצים לכם לקנות מראש, ביומכם הראשון בעבודה, את כל הארכיון, אלא להסתפק במדפים על פי כמות הניירת כעת, ולהוסיף מדפים בהתאם להתרחבות. אם מדובר על בית מלאכה, או חנות המספקת מוצרים פיזיים, הארכיון הוא רק יצאת ידי חובה, ולא משהו אימננטי לעבודה, ועל כן הוא צפוי להיות קטן יותר ויכול להיות מטופל על ידי המחסנאי.
ארכיון למשרד הגדול המספק שירותי מנהלה כמו ביטוח, עריכת דין, שמאות וכד'
מדפים לארכיון במשרד כזה צריכים להיות גדולים, מקצועיים ושליפים בקלות רבה. שליפת מסמכים מהארכיון תתבצע על בסיס יומי וממש על פי הלו"ז המקצועי של העבודה. על כן, מדפים למשרד שישמשו כזה ארכיון צריכים להיות מיועדיפ לעבודה מאומצת עם מסמכים. ציידו את המשרד שלכם במדפי המסמכים המדוגמים ביותר שניתן למצוא, ובמקרה הצורך התייעצו עם הקולגות שלכם בענף. כמובן שאת המדפים הללו יש למקם בסמוך לעמדת המזכירה.
מדפים לארכיון לחנות ובית מלאכה
בחנות או בית מלאכה, הארכיון אינו נמצא בשימוש אינטנסיבי כמו במשרד עורכי דין או שמאות גדול. המטרה העיקרית של החנות ובית המלאכה היא ההתעסקות עם התכולה הפיזית. בדרך כלל, המסמכים שיופקו בחנות יהיו חשבוניות, קבלות, וכשנגמר המלאי – תעודות משלוח של חומרים ותכולת מכירה. אלו מסמכים מעטים מאד בהשוואה למשרדים הגדולים, וגם כאשר החנות או בית המלאכה מאד משגשגים, מדובר בארכיון בגודל קטן, לא יותר מזה. ניתן למקמו עם מצבת מדפים למחסן ולתת למחסנאי שלכם להיות אחראי על התיוק בארכיון. בכך, תחסכו מקום בהצבת מדפים למשרד בעמדת המזכירה ובחלל הראשי של המשרד.