כיצד לבחור מדפים לארכיון המשרדי או העסקי?

יצירת קשר

שיתוף ב facebook
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב email

כיצד לבחור מדפים לארכיון המשרדי או העסקי?

מדפים לארכיון נדרשים בכל בית עסק. כל ישות עסקית מחויבת למסור דיווח למס הכנסה, לקבל חשבוניות/קבלות מספקים או לשלוח חשבוניות/קבלות ללקוחות. המסמכים הללו נערמים ונערמים, וממלאים את חלל בית העסק. ממש כשם שסדר יום/שבוע/חודש מצריך יומן שנתי, כך בית עסק זקוק למדפי ארכיון. רק בהם ניתן יהיה לתייק את החומרים של קשרי הספקים-לקוחות שלכם, ולתייק את התכתובות שלכם מול רואי החשבון ומס הכנסה. כיצד תבחרו אותם?

גודל המדפים וסידורם

ישנם בתי עסק העובדים עם מעט לקוחות בתפוצה גדולה וישנם בתי עסק העובדים עם הרבה לקוחות בתפוצה נמוכה. הראשונים יזדקקו למדפים עם פחות מחיצות מאשר השניים, משום שתידרש הפרדה לסוגי ישויות (כלומר שמות הלקוחות והספקים) מה שפחות יידרש כאשר ישנם מעט לקוחות.

מתי נשתמש במדפי הארכיון שלנו כחלק מהמחסן

כאשר בית העסק אינו מספק מלאי, ועל כן המחסן הוא חדר שמכיל בעיקר חומרי לוגיסטיקה כמו סבונים, קפה וכד', ניתן לשקול להעביר מדפים לארכיון לתוכו ולהטיל על איש הלוגיסטיקה שלכם בעסק לתייק שם, ולא על המזכירות. זה מתאים יותר לבתי עסק בהם התכתובות לא כל כך חשובות בהשוואה לבתי עסק אחרים. לדוגמה, בית מלאכה המבצע עבודות נגרות יוכל לאמץ את הרעיון בחדווה רבה הרבה יותר מאשר משרד הייטק או ביטוח המעסיק מתייקי מסמכים ומנהלני עסקים, בו בדרך כלל מדפים לארכיון הם תחת ניהולהּ של המזכירה.

מיקום המדפים בעמדת המזכירה

כאשר הגעתם למסקנה שאלה לא מדפים למחסן, אלא מדפים להצבה בעמדת המזכירה, יש צורך לתכנן זאת היטב. אם אתם יודעים שאתם צפויים לגדול ולהתרחב, וכבר בסוף החודשים הקרובים לצבור המון ניירת מבחוץ, מומלץ להציב בעמדה שלה ארון לתיוק ובתוכו המדפים. אם אתם חושבים שתישארו קטנים בהיקף המסמכים שלכם, ניתן להטמיע את המדפים מתחת לשולחן העבודה שלה במגירות. מומלץ להפריד בין המדפים, לסמן אותם בתווי האל"ף בית, ה- ABC והמספרים ולדאוג שהמיפוי יהיה קל ומובן על מנת שההגעה לכל תיק לקוח תהיה קלה ופשוטה למכביר. בשונה מאותם מדפים למשרד שנבחרו לצרכים דקורטיביים בעיקר, כאן מדובר על מדפים שימושיים לטווח הקצר, ולכן מומלץ להשקיע מחשבה רבה במיפוי שלהם.

צריכים עזרה?

אנחנו כאן כדי לעזור

מלא את הפרטים וניעץ לך ללא התחיבות

או התקשרו 077-2317294