פתרונות אחסון אשר נדרשים בכל משרד הנם מדפים לארכיון. מדפים לארכיון משמשים לתיוק חומרים מודפסים, חומרים המופקים בכל משרד ומשרד. אחרי הכל, בכל מקום בו מתבצעת עבודה נשלחות חשבוניות, קבלות, מתקבלות תעודות משלוח, מתקבלות הזמנות, ונעשות ספירות מלאי מתועדות בנייר. את המסמכים הללו חשוב מאד לאפסן, ולא ניתן לעשות זאת בצורה שרירותית, שכן כמות המסמכים רבה מרד ומצריכה סדר לוגי. לכן, קיימים מדפים לארכיון המסודרים בסדר שייבחר על ידי מפעיל המשרד: כרונולוגי, מספרי, לפי ה- אל"ף בי"ת העברי או הלועזי. מדפים למשרד המשמשים לתיוק ארכיוני הם מהחשובים שבמדפי המשרד. אל תקלו בהם ראש!
כיצד תאתרו מדפים לארכיון המתאימים למשרד שלכם?
יש להקצות מקום בו יעמוד הארכיון, ורצוי להעריך אותו לפי היקף תחלופת המסמכים הצפוי במשרד. אם אתם משרד קטן, בו מתקבלות תעודות משלוח, חשבוניות, קבלות ועוד – לעתים רחוקות, דיי להקצות מגירה או 2 לתיוק כל מסמכי המשרד. ברם, אם המשרד שלכם גדול וחולש על פני לקוחות רבים, המשלמים לכם תדיר ומתקבלים מסמכי תיעוד על כך, רצוי להקצות ארכיון גדול, בגודל של חצי קיר או אפילו קיר שלם. רצוי להתחיל לעבוד עם מדפים לארכיון ללא צורך להגדיל. את ההגדלה הבאה תבצעו לאחר שנים של שימוש בארכיון הנוכחי. זהו מצב תקין ברוב המשרדים.
אלו התאמות יש לבצע לארכיון שלכם?
בדקו האם הארכיון מאחסן בחובו חומרי משרד פשוטים או גם חומרים מסווגים הדורשים סיווג בטחוני. אם האחרון נכון, דאגו שיהיו מדפי ארכיון שניתן יהיה לנעול באמצעות מפתח ייעודי שיהיה ברשות העובדים המורשים בלבד. בדקו האם אתם צריכים פתרונות אחסון להצבת חומרים עבים כמו חוברות וקלסרים, ואם כן, ניתן לקנות מדפי תיוק כפולים, בהם כל תיק של תיוק מורכב משני חוצצים, עבה לאחסון חומר מעין זה, ודק לאחסון ניירות רגילים. מדפים למשרד המשמשים לתיוק ארכיוני נדרשים בכל משרד ומשרד, והתיעוד הארכיוני חשוב מאד, כפי שתלמדו בהמשך. לכן, חשוב לבחור בקפידה את המדפים המשרדיים שלכם לארכיון, ובכך להבטיח לעצמכם אחסון ארכיוני נדרש, ולא כזה שלא יתאים לכמות ולסוג החומרים הכתובים שאתם אוגרים ברחבי המשרד.