מדפים לארכיון המשרדי שימשו מאז ומעולם את בעלי המשרדים באשר הם. ארכיון הוא אתר-משרדי שאף בעל עסק לא יכול להתחמק ממנו. לכל בעל עסק יש חשבונות מול ביטוח לאומי, מס הכנסה, ספקים ששולחים תעודות משלוח, לקוחות גדולים שעובדים עם חוזים שיישלחו אליכם, ועוד מסמכים שאם תרצו או לא תרצו – הם ייערמו, ובכמות הרבה יותר גדולה ממה שאתם יכולים להעלות על הדעת. לכן, חשוב להיערך לרכישת מדפים לארכיון ממש כשם שנערכים לרכוש שולחן או כסא. רק ככה תוכלו להבטיח מענה מהיר למבול המסמכים שיושת על המשרד שלכם, ותיוקו בצורה מסודרת וקלה לשליפה.
גם במשרדים בהם עובדים עם חתימה דיגיטלית ותיוק ממוחשב יש צורך בארכיון פיזי
הדבר נובע משתי סיבות: ראשית כל, בטכנולוגיה צריך 2 לטנגו, ויש לא מעט עסקים שיעבדו מולכם אשר ייעדרו אמצעי חיתום אלה, מה שלא יעזור לכם אם תחתמו מולם במחשב במקום לשלוח ידנית. הסיבה השנייה היא שמאגרים של מסמכים אלקטרוניים הוכחו ככאלו הניתנים לפריצה ומניפולציות-רשת נוספות, ולכן כל עוד המשרד שלכם גם מחובר לאינטרנט, רצוי שיהיו לכם מדפים לארכיון פיזי אשר יהוו שומר הסף במידה והמאגר האלקטרוני נמחק, השתבש או הותקף על ידי עברייני מחשב.
סוגי מדפים לארכיון – כך תדעו אלו פתרונות אחסון לספק למשרד שלכם
פתרונות אחסון כמו מדפים לארכיון יכולים להיות מדפים למשרד ברמה פשוטה, עם מספר מוגבל של חוצצי-מדף. הדבר מקובל בעיקר במשרדים קטנים אשר סך המסמכים המתקבלים מדי חודש אינו גבוה, גם בחודש בו נדרשת יותר התערבות של רואי החשבון או גורמים כאלו ואחרים (למשל כל שנה חמישית כשממלאים הצהרת הון). אם המשרד מעט יותר גדול, והתכתובת שמתקבלת אליו יותר רחבה, מומלץ לקנות מדפי אקורדיון, שהם למעשה מגירות שבתוכם ישנם מדפים דקים המסודרים בסדר אלפביתי או אלפא נומרי לתיוק לפי שמות של הגורמים השולחים. במידה ומדובר במשרד ענק, יידרשו מדפי תיוק דומים לאלה, בסדרי גודל גדולים, אשר נכנסים לכוורות וכונניות ענק.
מדפים למשרד המשמשים פתרונות אחסון לארכיונים הם מהחשובים שיהיו לכם. חשוב לבדוק טוב טוב הכן עומד המשרד שלכם ולהחליט על פי גודלו ואופן הטיפול שלכם במסמכים השונים.