איך לסדר מדפים לארכיון בצורה נכונה?

אם אתם עומדים להקים ארכיון, ורוכשים מדפים לארכיון, חשוב מאוד שתדעו כיצד לסדר את המדפים הללו בצורה טובה.
זכרו כי למרות שמדובר בארכיון, ולא בטוח שיהיה לכם יותר מידי שימוש במסמכים המאוחסנים בו, ייתכן כי ביום מן הימים תהיו זקוקים להם.
לכן חשוב מאוד לסדר ולארגן את הארכיון בצורה טובה ונכונה כך שבכל פעם שתהיו זקוקים לו תוכלו למצוא את מה שאתם מחפשים בקלות רבה.

בחירה נכונה של מדפים

הדרך לארכיון מסודר ומאורגן מתחילה קודם כל בבחירה נכונה של מדפים לארכיון. חשוב מאוד לבחור מדפים למחסן או לארכיון אשר יכולים לעמוד בעומס, ולא ינטו הצידה או יקרסו אחד על השני, מה שבתוך זמן קצר יגרום למצב של אי סדר חמור בארכיון.
בנוסף, חשוב לבחור מדפים בגודל המתאים למסמכים או לארגזים אותם אתם רוצים לאחסן בארכיון. בחירה של פתרונות אחסון המותאמים מבחינת הגודל תאפשר לכם להציב כל דבר במקומו ולמצוא אותו בקלות ברגע שתהיו זקוקים לו.

רכישת אמצעי אחסון

מלבד המדפים עצמם, חשוב למצוא עוד פתרונות אחסון בהם תוכלו להשתמש בארכיון. אלו יכולים להיות ארגזי אחסון נוחים בהם תוכלו לסדר את הניירת והחפצים השונים על פי שם או מספר סידורי, אלו יכולות להיות מגירות אחסון שיצורפו למדפים וישלימו את האחסון הנכון בהם ועוד.

התייעצו עם מומחים בתחום אשר יבינו את הצרכים המדויקים שלכם ואת הכוונה שלכם בהקמה של הארכיון ויוכלו להציע לכם מגוון רחב של פתרונות אשר יתאימו למה שאתם זקוקים לו באופן הטוב ביותר.

איך לסדר מדפים לארכיון – שמירה על הסדר

עוד דבר שחשוב מאוד להקפיד עליו בכדי לשמור על ארכיון מסודר, הוא השמירה על הסדר. מספיק איש צוות אחד אשר יניח משהו לא במקומו והארכיון יתחיל להיות מבולגן יותר ויגרור גם אנשי צוות אחרים לאי סדר.
לכן חשוב מאוד להקפיד על שמירת הסדר בארכיון ולהנחות את כל צוות העובדים אשר יקבלו גישה למקום בדבר החשיבות על שמירת הסדר והיכן להניח כל דבר.